Mies metsähän menevi - Taika taskussa turvana

Paikallislehden etusivulla törmäsin tänään vanhoihin työkavereihin, jotka esittelivät uusinta työvälinettään. Metsähallituksen metsurit näppäilivät älypuhelimiaan, joissa oli karttaohjelma työpalstatietoineen entisten paperisten karttojen sijaan. Nyt on helppoa todeta, että ollaan oikealla palstalla ja rajatkin löytyvät helpommin. Päivittäin puhelimella siirretään myös työmaiden toteuttamistiedot ja palkkatiedot suoraan metsästä toimistolle. Näiden herkkujen lisäksi Taikaksi ristitty älypuhelin huolehtii miesten turvallisuudesta. Heidän on kuitattava kerran neljässä tunnissa puhelimensa hälytin, jolloin työnjohto tietää, ettei metsässä ole mitään hätää.

Jouduin itse työttömäksi 1990-luvun alussa metsätyönjohtajan töistä ja yliopistolla opin, että tieto kulkee metsässä ilman työnjohtoakin. Silloin tietoa vietiin suoraan metsäkoneisiin ja soittamalla metsurille. Nyt älypuhelimet ovat nostaneet tiedonvälityksen jälleen uudelle tasolle.

Meillä kirjastoissa on jo olemassa sovelluksia, joissa kirja voidaan paikantaa kännykällä kirjastosta. Helposti tulostettavilla tarroilla voidaan tuottaa älypuhelimilla aukaistavia linkkitietoja paikkaan kuin paikkaan. RFID-tarraan voidaan lisätä tietoa kirjoista ja kirjatkin löytyvät helpommin, niistä paikoista, joihin ne on vahingossa hyllytetty väärin. Mutta mikä olisi sellainen uusi tapa toimia, joka nostaisi meillä tiedonvälitystä uudelle tasolle tai helpottaisi työtämme?

Googletin huvikseni älypuhelimen ja tarrat ja sain tulokseksi nfc-tekniikan, jota Nokia on tuomassa älypuhelimiin. Tekniikkaa ymmärtämättömänä ajatus pelottaa, kauhistuttaa ja  ihastuttaa. Siru jolla voi maksaa, jonka avulla voidaan seurata terveydentilaamme ja jonka avulla saadaan tuotetietoja. Tekniikka on ollut olemassa jo pitkään, mutta sille ei ole aiemmin keksitty riittävästi käyttöä.

Voisiko tämä olla jotain, jota kirjastoissakin käytettäisiin jatkossa. Entäpä, jos asiakas lainaisi älypuhelimellaan kirjan suoraan hyllystä? Tietoa kirjoista sillä voitaisiin myös jakaa asiakkaan puhelimeen. Ja ainakin tämä ratkaisisi sen ainaisen ongelmamme kassalla: velat voisi näppäillä pois älypuhelimen avulla. Ensin pitäisi vain rakentaa yhteys vanhaan kunnon kirjastojärjestelmäämme.

Mutta mitä seuraavaksi? Olemmeko pian tilanteessa, jossa meidät sirutetaan koirien tapaan. Ympäristö tunnistaa meidät ja ilmoittaa onko meillä varaa ostoksiin, olemmeko lainauskiellossa tai saamassa sydänkohtausta. Samalla kaupan hyllyt vilkkuvat iloisesti niiden tuotteiden kohdalla, joita jääkaapistamme puuttuu tai joita lääkärimme on meille suositellut.

Keksimmekö silloin uusia vinkkaustapoja, joiden avulla voimme suositella mielialaan tai tietovajeeseen sopivia kirjoja tai opetusohjelmia tietokannoistamme? Voiko kirjasto sitten olla paikka, jossa toisiaan kaipaavat sirut voivat treffailla samanhenkisiä yksinäisiä siruja? Onko kirjaston tulevaisuus silloin jotain ihan muuta? Ja kuinka paljon google silloin tietää meistä ja elämästämme?

Talousarvion laadintaa ja tulevaisuuden suunnittelua

Parhaillaan kunnissa valmistellaan vuoden 2012 talousarviota. Maailman talouden vaikeudet heijastuvat myös kuntien talouteen ja tämän lisäksi kaupungissamme on jo vuosia pyritty pois kriisikunnan kriteereistä. Talous on pidettävä kurissa ja siihen keinoksi Kemissä on otettu Maisema-malli eli tilaaja-tuottaja-sovellus. Käytännössä Kemin taloutta ja toimintaa verrataan muihin samaa mallia käyttäviin kuntiin ja näin etsitään niitä kohteita, joissa olisi säästämisen tai tehostamisen varaa.

Vertailussa oman kirjastomme tilakustannukset on todettu kalliimmiksi kuin verrokkikunnissa. Meillä on myös kalliimmat lainat ja kirjastokäynnit kuin muilla. Kokonaiskustannuksia on siis saatava pinemmiksi, jotta toimnta olisi edullisempaa. Lähes samankokoisia kirjastoja mallissa ovat Imatran ja Raision kirjastot. Raisio on laina- ja käyntimäärissä maan huippukirjastoja ja Kemi on pudonnut sieltä rytinällä jo muutama vuosi sitten alhaisten lainaus- ja käyntilukujen kirjastoksi.

Tutustuimme taannoisella opintomatkallamme Raision kirjastoon. Kirjasto sijaitsee keskellä koulukeskittymää, eli potenttiaalisia kirjastonkäyttäjiä on paljon lähiseudulla pävittäin. Kemissä kirjaston laina- ja kävijäluvut laskivat selkeästi koulujen muutettua pois samasta rakennuksesta.  Ei siis ole mitenkään yhdentekevää missä kirjasto sijaitsee tai mitä muita palveluja sen läheisyydessä on. Ihmiset tulevat helpommin paikaan, jossa he muutenkin liikkuvat luontojaan.

Olemme olleet Raision kirjaston kanssa kehittämässä  Maisema-mallin resurssitaulukoita, joiden avulla palvelutuotantoa arvioidaan. Raisio oli onneksi ottanut heti alussa käyttöön Rovaniemellä kehitetyn mallin pisteyttää erilaisia asiantuntijapalveluja. Näin saamme todennettua sen itsestään selvän asian, että kirjastotyö on paljon muutakin kuin lainausta ja palautusta. Kunnissa on kehitetty sitten ne varsinaiset tilaustaulukot, joissa vertaillaan pääasiassa euromääriä eri suoritteisiin.

Virkamiesvalmistelussa talousarvion laadinta sinällään on teknisesti suhteellisen helppoa. Tilaaja antaa raamin eli talousarvion meno- ja tulotavoitteet, joihin tulee pyrkiä. Valmiina saadaan henkilöstön palkat sosiaalikuluineen, eläkemenoperusteiset kulut, jotka ovat meillä suuremmat kuin tilavuokrat, vuokrat, tietotekniikkakulut, ostettavien ulkoistettujen palveluiden kulut (kirjojen luettelointi, hankinnan logistiikkaohjelmat, tietokannat) ja kulut muun materiaalin ja palveluiden kuluista. Lopulta käytettävissä on suhteellisen pieni summa, joka pitää jakaa kirjastoaineiston oston, koulutuksen, matkakulujen yms. kesken.

Talousarvio määrittää erittäin pitkälle sen, kuinka paljon henkilökuntaa on varaa palkata ja mitä kaikkien pakollisten kulujen jälkeen jää käytettäväksi varsinaiseen toimintaan. Joka vuosi tuntuu, että varsinaiseen henkilökunnan osaamisen kehittämiseen ja pääartikkelimme eli kirjojen, musiikin, elokuvien yms. hankintaa jää yhä vähemmän rahaa. Näiden asioiden tulisi kuitenkin olla ydintehtäväämme.

Maisema-mallin vertailuista saatu tieto yhdistettynä kaupungin kiristyvään talouteen ja kirjaston talousarvion pienenevä liikkumavara ovatkin olleet pääsyitä siihen, että kirjastossa on alettu suunnitella omien tilojen supistamista. Kirjastolta vapautuviin tiloihin sijoitettaisiin historiallisen museon perusnäyttely, joka osaltaan monipuolistaisi kulttuurikeskuksemme toimintaa ja houkuttelisi paikalle uusia asiakkaita. Tämä kuitenkin vaatii investointipäätöstä talousarvion yhteydessä.

Mikään asia ei siis johda yksinään uusiin asioihin, vaan talousarvion laadinnassa on otettava huomioon todella moni asioita ja mietittävä tulevaisuutta ja selviämistä vähenevän henkilökunnan ja rahamäärän kanssa.  Strategisia tavoitteita on oltava vuosien päähän eikä vain ensi ja seuraavaksi vuodeksi. Ja kaiken keskellä on muistettava se, että kirjastotoimintaa on myös kehitettävä.

Uuden ajan airut

Etelä-Suomen retkemme raportit alkavat hiljalleen valmistua. Jokainen meistä sai kertoa tarkemmin yhdestä kirjastosta yhdessä parinsa kanssa. Minun kohdalleni arpoutui Oulunkylän lähikirjasto Helsingistä.

Kirjasto on rakennettu Ogelin ostoskeskuksen lähelle 1987 ja vuoden 2010 lopulla kirjastossa tehtiin pintaremontti, joka kesti n. 5 kuukautta. Tästä ajasta remonttia oli 2 kuukautta, yksi sisustamista ja loput aineiston pakkamista ja purkamista.

Oulunkylän kirjastossa pilotoidaan uutta Helsingin kaupunginkirjaston palvelukonseptia, jonka tavoitteena on palvelun tasalaatuisuuden takaaminen, asioinnin helpottaminen, kirjojen ja muiden teosten aikaisempaa parempi esillepano sekä viihtyisyyden lisääminen mm. värimaailmaan ja miellyttäviin sisutusmaterialeihin panostamalla.

Oulunkylässä otettin myös ensimmäisenä Helsingissä käyttöön yhtenäiset henkilökunnan työliivit. Työliiveihin siirtyminen oli aiheuttanut jonkun verran mutosvastarintaa, mutta asiakkaan näkökulmasta liivi helpottaa henkilökunnan löytymistä. Samalla liivi toimii tietynlaisena turvallisuustekijänä, kun sen avulla ilmaistaan selkeästi, kenellä on oikeus määrätä kirjastossa.

Kirjastoaineisto oli jaettu aiheryhmittäin, joiden paikan hyllyissä osoittivat selkeät värikyltit. Aiheryhmissä oli lähdetty liikkeelle arkiajattelun ja koulujen oppiaineiden mukaisista ryhmistä. Ryhmät olivat
A (violetti) kirjallisuus ja kielet,
B (vihreä) ihminen ja yhteiskunta,
C (punainen) maailma, luonto ja ympäristö,
D (ruskea) tekniikka ja talous,
E (sininen) historia ja elämänkerrat ja
F (keltainen) taide ja musiikki.
Helsingissähän on käytössä oma kirjastoluokitus, joten muiden yleisten kirjastojen luokitusta ei tässä voitu vertailla.

Ennen remonttia aineistoa oli karsittu todella paljon mutta se ei laskenut lainamääriä. Uuteen sisustukseen kuuluivat uudet, matalat hyllyt, joihin entinen kirjamäärä ei olisi mahtunutkaan. Lisäksi kirjastossa oli paljon esittelypöytiä mm. heti pääoven ja palvelutiskin välisellä alueella. Kokoelma oli käyty läpi ennen remonttia ja sieltä oli poistettu yli 10 vuotta vanha aineisto ja sellaiset teokset, jotka eivät ole käyneet lainassa kertaakaan 2-3 viime vuoden aikana sekä tietysti resuiset ja likaiset kappaleet. Kirjoja oli jäljellä n. 40 000 kappaletta eikä varastoa tarvittu, koska Helmetin kaukopalvelu toimi hyvin.

Lainaus ja palautus tapahtui pääosin itsepalveluna. Asiakkaat palauttivat itse aineistonsa automaatilla, pudottivat varatun aineiston luukusta henkilökunnan käsiteltäväksi ja laittoivat sitten loput kirjat ja muut aineistot palautushyllyyn. Seuraava asiakas saattoi lainata palautukset välittömästi . Kirjoja ei tarkastettu ja asiakkaisiin luotettiin, eli he ilmoittivat itse, jos olivat esim. sotkeneet kirjan. Toisaalta vahinkoja ei pidetty kovin merkittävinä, eikä yhdestä kirjasta ei ryhdytty riitelemään asiakkaan kanssa. Lainaus- ja palautusautomateilla oli otettu hyvin huomioon lapsi- ja pyörätuoliasiakkaat. Automaatit erottuivat selkeän tekstin ja taustavärin avulla. Samoin erottuivat myös Helmetin kirjastojärjestelmän hakukoneet, jotka sijaitsivat korkeissa oranseissa torneissä.

Palvelutiskejä oli sekä sisääntulossa että keskellä salia. Informaatikon viereen pääsi helposti, koska pöytä oli pieni ja helposti lähestyttävä. Kirjoista lainattuja tekstejä oli painettu valkoisiin istuinkuutioihin. Eri osastot oli erotettu sisustuksilla: nuorille oli sohva ja baaripöytä tuoleineen, aikuisille rustiikit nahkakalusteet, lapsille värikkäitä huonekaluja, lehtilukutilassa Ikean keittiöpöytiä tuoleineen ja tietokoneita varten oli K15-alue, jossa oli hiljaisia koppeja yksintyöskentelyä varten. Lehtilukutilassa oli myös kahviautomaatti.

Kun remontoitu kirjasto oli avattu, nuorisoa saapui paikalle huomattavasti enemmän kuin aikaisemmin. He myös viihtyivät ja olivat äänekkäitä. Runsaan puoli vuotta henkilökunta on pyrkinyt opettamaan paikalla viihtyville nuorille sitä, miten julkisessa tilassa käyttäydytään. Puhuttelua ja kovisteluakin on tarvittu, koska muut asiakkat ovat hermostuneet nuorten äänekkääseen olemiseen. Aika näyttää, miten nuoriso oppii käyttäytymään, mutta meille, jotka toivomme nuorten tulevan takaisin kirjastoihimme, tämä oli tietysti aika pysäyttävä tieto. Oulunkylässä ei kuitenkaan oltu vielä palkattu nuorisotyöntekijää henkilökuntaan, kuten esim. Espoossa oli jo tehty. Oulunkylässä oli asetettu rajoja, käytäydytty tiukasti vaikeissa tilanteissa ja annettu määräaikaisia porttikieltoja, jotka tehosivat, koska nuoren on kurjaa jäädä ulos, kun kaverit ovat sisällä kirjastossa.

Kirjastotila oli yhtenäinen suorakaiteen muotoinen sali, joten minimimiehitys vuorossa oli 3 henkilöä. Varsinaisen salin lisäksi kirjastoon kuului henkilökunnan työtiloja ja luokkatila. Kirjaston- ja varsinkin tietotekniikan opetukseen voi varata ajan henkilökunnalta.

Saimme myös mukaan Kirjastolaisen käsikirjan, joka jaetaan kaikille työntekijöille. Kirjasen lopussa tärkein asia oli tiivistetty neljään kokoavaan kohtaan.
1. Asiakas on aina etusijalla eli muut työt saavat odottaa ja kirjan paras paikka on asiakkaalla ei hyllyssä.
2. Kuuntele tarkasti eli asiakkaan todellinen tarve on selvitettävä huolellisesti, jolloin hänet voi ohjata eteenpäin, jos omat taidot eivät riitä. Samalla voi myös opetella tunnistamaan, milloin asiakas ei tarvitse apaua.
3. Käytä tilannetajua eli aktiivisuus on auttamista ja läsnäoloa, ei tyrkyttämista. Mutkattomuus taas merkitsee oman käytöksen ja kielen sopeuttamista asiakkaan mukaan.
4. Ole läsnä ja lähellä eli asiakkaan kanssa kävellään oikealle hyllylle asti ja otetaan viereen aineistonhaussa. Asiakkaan on hyvä tuntea henkilökunta vertaisekseen.

Kaiken kaikkiaan kirjastosta jäi mieleen mukava, kodikas ja selkeä tila, jossa asiakkaat viihtyivät. Tämä yhdessä Kuudes kerros Oy:n kanssa suuniteltu konseptimuutos tulee jatkossa siirtymään vähitellen kaikkiin Helsingin kirjastoihin. Pilotointi on mielestäni erittäin onnistunut ja sieltä nappasimme monia ideoita, joita voidaan jatkossa soveltaa myös omassa kirjastossamme.

Nyt toivonkin sitten lisää interaktiivisuutta tähän blogiini, eli parini  ja muu henkilökuntamme voisi kommentoida ja lisätä huomioita tähän raporttiini. Ja kaikki muutkin kommentit ovat tietysti tervetulleita.