Pilviä kirjastojen taivaalla

Kaupunkimme tietosuojatyöryhmä kokoontui vuoden tauon jälkeen viime viikolla. Kokouksessa kerrattiin, mitä tietoturva-asioissa on tapahtunut runsas vuosi sitten käyttöönotettujen tietoturvaohjeiden tiimoilta. Totesimme, että viime aikoina entistä useampi kaupungin työntekijä on siirtynyt sosiaalisen median käyttäjäksi ja luonut viimein itselleen työpaikan sähköpostin lisäksi oman sähköpostiosoitteen. Työntekijöissä on yhä niitäkin, jotka eivät käytä tietokonetta töissä eivätkä kotona.

Tässä tilanteessa päätimme järjestää koko kaupungin työntekijöille suunnatun tietosuojapäivän. Tarkoituksemme on jakaa tietoa mm. siitä, mitä tietoja ei kannata ilmoittaa internetissä, miten turvallisen palvelun voi tunnistaa ja millaisia salasanoja meidän tulisi käyttää eri palveluissa. Samalla myös muistuttamme, että kaupungin tietojärjestelmien käyttö vaatii erityistä huolellisuutta.

Kirjastoissa on hyvä muistaa miten arvokkaita tietoja meillä on kirjastojärjestelmämme henkilörekisterissä. Tietojen selailu tai käyttö muuhun kuin työtehtäviin on kiellettyä ja meillä vain vakituisessa työsuhteessa olevat saavat ilman poikkeuslupaa käyttää kirjastojärjestelmää ja sen henkilöstörekisteriä. Rekisteriselosteen tulee olla aina asiakkaiden saatavilla.

Kaupungin tietoturvaohjeissa määritellään se, kenelle tietoja rekisteristä voidaan ylipäätään luovuttaa ja millainen lupaprosessi tätä edeltää. Tämän asian kanssa ei voi olla koskaan liian varovainen. Kirjastot eivät  voi tallentaa ilman erillistä sopimusta esim. asiakkaiden lainatietoja. Tämä tulee yllätyksenä joillekin asiasta kiinnostuneille. 

Kunnilla on omat järjestelynsä käyttämiensä ohjelmistojen suojaamiseen. Toistaiseksi näiden varotoimien ansiosta on säästytty suuremmilta tietomurroilta.

Lehdissä keskustellaan nykyisin  pilvipalveluista. Ensimmäisen kerran kuulin niistä viime vuosikymmenen alussa. Silloin ne jäivät vielä oudoiksi hahtuviksi mielen taka-alalle. Omakohtaisesti asiaan törmäilin vuosien mittaan erilaisissa koulutuksissa enkä vieläkään mieltänyt täysin asiaa.

Nyt ladatessani tietokoneeseeni uutta ohjelmistoa, valitsin tallennusmuodoksi pilvet ja ajattelin:  noinkohan tämä on turvallinen tapa toimia tietosuojani kannalta? Kuitenkin olen jo vuosia käyttänyt pilviä sähköpostissani, valokuvieni levitykseen ja muuhunkin. Kuinka ollakkaan, pilviähän on kaikkialla, emme vain osaa mieltää niitä pilviksi.

Pilvet helpottavat elämäämme monella tavalla. Kalenterini, sähköpostini, dokumentteja, valokuvia, mielimusiikkiani sun muuta voin säilyttää pilvissä, ja ottaa sen käyttöön siellä missä kulloinkin olen yhteydessä internettiin. Ja kyllähän tämä bloginikin leijailee jossakin siellä tietoavaruuden sinessä.

Tässä on nyt siis uusi palvelu, jonka opastamiseen kannattaisi panostaa kirjastoissa enemmän. Kunnat eivät voi ottaa pilvipalveluja tärkeiden tiedostojensa tallennusmuodoksi, joten näiden palveluiden osaamista ei kehity luontevasti henkilökunnalle työn ohessa. Usein asiakkaat ovat asiassa taitavampia kuin kirjaston väki.

Nykyisten tietomurtojen aikana on edelleen parasta säilyttää järki päässään erilaisten tietojen luovuttamisessa, tallentamisessa ja käytössä. Ja salasanojen turvallisuuteen ei voi koskaan kiinnittää liikaa huomiota. Itsekin olen tässä asiassa vasta noviisi, joten poistun nyt tästä pilvestä kehittelemään vahvoja salasanoja lukuisiin nettipalveluihini.

Tulevaisuus on kuviteltava itse

Kolme päivää kului tällä viikolla Lontoossa kirjastojärjestelmämme toimittajan seminaarissa RE?THINKING LIBRARY 2011. Kaksi päivistä oli seminaaria ja kolmantena vierailimme British Libraryssa ja Idea Storessa.

Olimme seminaarissa uuden kirjastojärjestelmän hankintaa valmistelevan projektin nimissä ja valitettavasti emme kuulleet mitään mullistavia asioita uusista järjestelmistä tai innovaatioista. Esitelmiä kuunnellessa tuli pikemminkin olo kuin olisimme olleet maaottelussa Suomi vs muu maailma. Suurin osa esitellystä hankkeista oli jo jossakin muodossa käytössä Suomessa.

Ehkä pysähdyttävin esitys oli kuitenkin USA:sta Charlotte Mecklenburgin kirjastosta, jossa oli jouduttu selviytymään USA:n talouslaman aiheuttamasta tulojen romahduksesta. Paljon henkilökuntaa oli irtisanottu, sivukirjastoja ja toimintoja oli lopetettu ja samalla oli kehitetty taloudellinen ajattelu ja toiminnan tehostaminen uudelle tasolle. Kirjaston kotisivuilla onkin linkejä vapaaehtoiselle taloudelliselle tuelle ja vapaahtoistyöntekijöille. Kaikki prosessit oli käyty läpi ja mietitty, että minuutin turhasta työstä kertyy vuoden mittaan jopa kuukausia. Ammatti-ihmiset tekivät vain tärkeimpiä ammattitöitä ja muuhun käytettiin takahuoneissa vapaaehtoista työvoimaa. Kirjasto oli myös kehittänyt pahimman ahdingon aikaan sivuilleen koneen, jolla asiakkaat pystyivät laskemaan käyttämiensä palveluiden todellisen hinnan.

Kaikesta huolimatta heidän visioistaan ja tavoitteistaan voidaan meilläkin ottaa oppia. Tätä kuunnellessa kävi mielessä, että jos Eurooppa vajoaa vielä syvemmälle lamaan, voi sama kohtalo odottaa myös muita kirjastoja. Hollannissa yhteiskunnan tuki on jo laskenut huomattavasti, eivätkä Suomen kuntien asiatkaan kovin hyvällä mallilla ole tätä nykyä.

 Newcastlen kirjastoissa oli asioita uudistettu, koska ihmiset käyttävät tilaa uudella tavalla. Siellä kysyttiin, onko kirjasto kirjojen vai uusien ideoiden tila. Tilat oli uudistettu ja henkilökunta koulutettiin uuteen palvelukulttuuriin kohtaamaan asiakkaat muuallakin kuin tiskin takana. Kirjaston kotisivut ovat mielestäni aika selkeät ja linkkien nimistä voisi ottaa oppia meilläkin.

Ensimmäisenä päivänä keskustelimme ryhmissä digitaalisesta kirjastosta, e-kirjoista, kirjastokonsortioista ja eri maiden tilanteesta näissä asioissa. Suomi on tämän keskustelun perusteella edelläkävijä KDK-hankkeellaan. Muualla ei vastaava ollut. Gävlessä Ruotsissa yhden kaupungin 8 kirjastoa, arkistoa ja museota ovat yhdessä perustaneet vastaavanlaisen hankkeen, mutta siinäkin ollaan vasta alkutekijöissä. Gävlen kirjasto on muuten auki 365 päivää vuodessa.

Lontoossa on 7,6 miljoonaa asukasta ja 32 aluekirjastoa, joista vasta 15 kuuluu konsorttioon, jolla on yhteinen kirjastokortti, hankintaa, logistiikkaa, koulutusta ja yhteistoimintaa. Tätä pidettiin erittäin edistyksellisenä asianaja konsortio onkin suurin Brittein saarilla.

E-kirjojen hankinta junnaa muuallakin paikallaan, kun odotellaan samoja asioita kuin Suomessakin eli mikä formaatti, mikä maksutapa, miten lainataan ja mihin laitteeseen. USA:ssa ollaan perustamassa konsortiota digitaaliselle aineistolle ja samalla e-kirjojen hankintaan.


Anythink-kirjastot USA:ssa olivat uudistaneet koko palvelukonseptinsa ja rakentaneet uutta tilaa, joissa ihmiset viihtyivät. Kirjastossa saattaa olla oikea takkatuli ja sisällä voi kasvaa myös aito puu. Pääasia olivat kuitenkin palvelut, joita oli uudistettu ja nykyaikaistettu. Rajat henkilökunnan ja asiakkaiden välillä oli pyritty hävittämään. Kirjastossa pidettiin tärkeänä, että asiakkaat kokivat henkilökunnan olevan heidän puolellaan. SHHH oli vain neljä kirjainta.

British Library oli 1998 uusiin tiloihin avattu käsikirjasto, jonka asiakasrekisteröintiin, logistiikkaan ja lukusaleihin tutustuimme. Asiakkaaksi rekisteröitymisen jälkeen luettavat kirjat tilataan itse tietokoneella ja ne saa n. tunnissa lukusaliin. Myös sisustuselementiltä vaikuttanut Kuningas Yrjön kokoelma oli luettavissa. Kuninkaan kokoelmahuoneeseen sai kuitenkin mennä kirjaston n. 1500:sta työntekijästä vain 3-4 henkilöä.

Kahvila-aluetta ja Kuningas Yrjön kokoelmaa

Idea Store oli Whitecapelin kaupunginosaan vuonna 2005 avattu uusi kirjasto / oppimiskeskus, johon oli yhdistetty sekä kirjaston että suomalaisittain kansalais-tai työväenopistotyyppistä toimintaa. Kaikkialla saattoi opiskella ja kaikkialla oli luettavaa aineistoa. Idea Store näytti kauppakeskukselta ja se houkutteli ihmisiä sisään tällä ominaisuudellaan. Aivan oven edessä oli paikallinen tori, jossa myytiin kaikkea vaatteista kaloihin asti.

Näkymä kirjaston ikkunasta läheiselle markkina-alueelle

 Idea Storen ympärillä väestösuhteet ja yhteiskunta kehittyi koko ajan, joten kirjaston oli pysyttävä tässä kehityksessä mukana. Kokoelmia vaihdettiin muiden kirjastojen kanssa sen mukaan mitä kansanryhmiä alueella asui enemmän. Tuttua omasta kirjastostammekin, johon tilataan uusia aineistoja Helsingistä tarpeen mukaan uusilla kielillä.

Sisääntuloaulan lainaus- ja palautusautomaatit ja -kärryt

Hyviä ajatuksia seminaarista sai kuitenkin matkaevääksi. Mikään luotettava tieto ei ole koskaan ilmaista, joten tässä on kirjastojen tehtävä edelleen luotettavan tiedon jakajana ja sen luo opastajana. Kirjastojen henkilökunta on myös tärkeätä, koska he tuovat teknologian lisäksi oman osaamisensa mukaan tiedonhakuun. Kirjastojen tulisi olla myös paikkoja, joissa synnytetään uusia ideoita, luodaan paikallista yhteisöllisyyttä ja nautitaan tiedon ja virkistyksen mahdollisuuksista.

Seuraavaan seminaariin kannattaisi kuitenkin hankia puhujia myös alan ulkopuolelta ja luotailla sitä mitä tulevaisuudessa tapahtuu. Miten asiakkaamme haluavat toimia, mihin he kuluttavat vapaa-aikansa ja miten palveluja tulisi muuttaa, että ne olisivat houkuttelevia ja palvelisivat parhaalla mahdollisella tavalla. Sitä odotellessa.